Author Topic: Koontilasku  (Read 525 times)

Dentz

  • Tulokas
  • *
  • Posts: 12
Koontilasku
« on: 29.08.19 - klo:08:40 »
Terve,

Olisikohan kuinka suuri työ tehdä koontilaskutustoiminne mlinvoiceen?
Useampi asiakas on alkanut kyselemään koontilaskutuksen perään, sillä se helpottaisi heidän työtään kun monta kohdetta menisi yhteen koontilaskuun.

Eli koontilaskuhan menee siten, että asiakas on sama mutta asiakkaan kohteet vaihtelevat ja ne vedetään yhteen yhdeksi laskuksi. Vähän kuin kirjekuori, johon laitetaan usea lasku sisään, mutta jotka on osoitettu samalle maksajalle.

Esimerkkinä asiakas kiinteistöhuoltoliike, joka tilaa eri taloyhtiöihin erilaisia töitä. Näihin eri kohteisiin menee työtä ja tavaraa eri aikoina.
Nyt teen jokaisesta pienestäkin työstä erillisen laskun. Jos olisi mahdollista tehdä koontilaskua voisin koota yhden laskun, joka sisältää kaikki nuo pienemmät laskut. Koonnissa oma laskunumero, joka korvaa pikkulaskujen numerot. yksi eräpäivä ja summa (joka on yhteenlaskettu alalaskujen summista).

Testailin hieman tuota. Voisikohan tuon rakentaa jotenkin noiden tarjousten kautta? Tarjouksiinhan ei tule viivakoodia ja eräpäiviä jne. Pitäisi vaan saada jotenkin niputettua useampi "tarjous" kasaan ja niille varsinainen lasku, jossa nuo "tarjoukset" olisi laskettu yhteen. Tarjouksen nimi kenttää voisi ehkä käyttää varsinaisessa laskussa yksilöimään eri laskut. Olipahan sekavaa, toivottavasti ymmärsitte :-)

     


« Last Edit: 29.08.19 - klo:16:18 by Dentz »

kzmx

  • Täysjäsen
  • ***
  • Posts: 181
Re: Koontilasku
« Reply #1 on: 29.08.19 - klo:21:49 »
mutta millä aikavälillä laskujen eräpäivät on, että miksi et laskuta vain kuukausittain, kirjaa vain "tapahtumia ja niihin kyseinen tapahtumapvm?

(ymmärrän ominaisuuksien toiveet, enkä tarkoita ettei toiveita saisi olla..)

Ere Maijala

  • Ylläpitäjä
  • *****
  • Posts: 896
Re: Koontilasku
« Reply #2 on: 29.08.19 - klo:22:04 »
Onko siihen jokin erityinen syy, ettei maksuja voi koota yhdelle laskulle alunperinkin? Tekeekö se laskujen hallinnasta liian hankalaa, vai jokin muu syy?

ele

  • Tulokas
  • *
  • Posts: 32
Re: Koontilasku
« Reply #3 on: 30.08.19 - klo:01:14 »
Mulla on muutamia asiakkaita joilla voisin kuvitella käyttäväni koontilaskua. Käytän lähetyslistaa rahtikirjana ja jotkut kuljetusliikkeet eivät tykkää jos samalla lapulla on (potentiaalisesti lähettäjän tahallisesti muuttamia) useamman päivän toimituksia. Toiminnon voisi ehkä toteuttaa "Odottaa koontilaskutusta" -tyyppisen tilan kautta ja alkuperäisten laskujen summat kumottaisiin "Lisätty koontilaskulle 123" + summa negatiivisena -tyyppisellä kirjauksella sitten kun koontilasku muodostetaan?

Voi olla että tällainen toiminto kannattaisi toteuttaa MLInvoicen varsinaisen käyttöliittymän ulkopuolella? Noilla tiloilla pelaamalla se onnistuisi varsin jouhevasti.

Dentz

  • Tulokas
  • *
  • Posts: 12
Re: Koontilasku
« Reply #4 on: 30.08.19 - klo:07:21 »
Ei oikein toimi, että olisi kaikki kohteet niputettu samalle yhdelle laskulle.

Pointti noissa koontilaskuissa on se, että jokainen alilasku on eri kohde ja sisältää työtä, matkoja, tavaraa, jne.
Menisi aika sekavaksi jos noita ei eriteltäisi erikseen, koska tulisi aika sillisalaatti, jos yhtenä laskuna hodetaan monta kohdetta. Koontilasku selkeyttää asioita ja samalla niputtaa niitä ja ovat kevyempiä myös kirjanpidon kirjaamisten ja kulujenkin osalta, siksi niitä halutaan. Jokainen laskuhan loppujen lopuksi kohdentuu eri kiinteistöyhtiöön, joten jokaisen alilaskun lopullinen saaja on eri yhtiö lopulta, meidän tapauksessa kuitenkin sama.

Eli me laskutamme huoltoyhtiötä sähköasennuksista (pistorasiat, kattokannet, kytkimet jne.) ja esim. liesien vaihdoista. Näitä kohteita on paljon jolloin
huoltoyhtiö haluaa ne vaikka kerran viikkoon taikka kerran kahteen viikkoon koontilaskuna. Nyt olen tehnyt jokaisesta tunninkin työstä kohteessa oman laskunsa, ja aikaa sekä resursseja menee pelkkään laskuttamiseen ja jokaisesta pikkulaskusta tulee kirjanpitokulut. 
Huoltofirmahan laskuttaa eri isännöitsijöiltä nuo kohteet erikseen ja todennäköisesti luo uuden koontilaskun. Koska kohteisiin menee meidän
palveluiden lisäksi muutakin on heidän helpompi napata valmiista koontilaskusta ko. kohteeseen menneet tiedot.

Toivottavasti hiffasitte mitä ajoin takaa :-)
« Last Edit: 30.08.19 - klo:07:24 by Dentz »

kzmx

  • Täysjäsen
  • ***
  • Posts: 181
Re: Koontilasku
« Reply #5 on: 30.08.19 - klo:14:05 »
tästä tuli mieleen, että olisi kiva saada "multiline" tekstiruudut laskuntekovaiheeseen.. ja/tai erillinen kuvaus laatikko, että saadaan:

esimerkiksi

Tarkenne    Pvm    Lkm    Yksikkö    Hinta ... jne
Tietokone
       Prosessori I5
       kovalevy
       näyttö
       tämä ei olisi kuin sisennetty lisätietokenttä
       hieman rivitettynä tai multilinenä


       

ele

  • Tulokas
  • *
  • Posts: 32
Re: Koontilasku
« Reply #6 on: 30.08.19 - klo:23:03 »
Joku tuollainen multiline-ruutu olisi kyllä kätevä. Teen joskus samalle asiakkaalle useamman toimituksen päivässä eri paikkoihin ja olen satunnaisesti laittanut Tarkenne-kenttään toimituspaikan. Tämä näkyy sitten typerästi raporteissa erillisenä tuotteena vaikka yritys on ollut vain eritellä eri toimituksia.

En tiedä onko maksajan kirjanpitokulujen vähentäminen kuinka legiimi syy tehdä muutoksia omaan laskutusrutiiniin, mutta näinhän se menee että asiakkaan toiveita on kuunneltava. Kyllä muakin harmitti kun Etrasta tms. tuli samana päivänä puolentusinaa kirjettä ja kaikissa oli vain yksi artikkeli. Naputtelet siinä sitten kaikki pankkiin, scannaat laskut ja viet kirjanpitoon.. Tuon jälkeen sitä miettii olisiko ollut joku parempi paikka josta romut olisi saanut hommattua. Koontilaskuissa on sekin hyvä että sieltä on aikanaan helpompi tutkia mitä on tullut ostettua / teettyä kun on vähän isompi könttä samassa paperissa.

Omassa käytössäni toivottavaa olisi se että toimituksen kirjaamiseen liittyvän rutiinin saa mahdollisimman jouhevaksi. Toi nykyinen "Sähköposti"-painike on erittäin hyvä, mutta toimii vain suoraan laskutukseen menevien kanssa. Vastaavasti koontilaskutukseen menevillä voisi olla nappi josta asiakkaan sähköpostiin lähtisi joku laskun kaltainen lappu hintatietoineen ilman maksutietoja ja laskun tila vaihtuisi automaattisesti oikeaksi. Toinen asia mitä koontilaskutus ei saisi sotkea on raportit. Aika sotku siitä tulee jos joskus olisi halutaan ottaa koontilaskutus raporteissa huomioon (esim: riittääkö firman rahat parin viikon päästä) ja joskus ei (laskutuksen kehitys esim. edelliseen vuoteen verrattuna = tässä koontilaskutuksen kulkeminen on sivuseikka).. Samaten alvien kanssa saa olla tarkkana.


Ere Maijala

  • Ylläpitäjä
  • *****
  • Posts: 896
Re: Koontilasku
« Reply #7 on: 31.08.19 - klo:15:30 »
Laskurivejä voi lisätä niin, että määrä ja hinta on 0. Silloin rivin tuote ja/tai tarkenne tulostetaan ilman muuta sisältöä. Hieman hankalaa toki, jos rivejä pitää siirrellä, mutta muuten tuolla saa tehtyä kuvausrivejä.

Dentz

  • Tulokas
  • *
  • Posts: 12
Re: Koontilasku
« Reply #8 on: 01.09.19 - klo:15:38 »
Kiitos Ere tiedosta, kokeilin myös noilla tyhjillä riveillä. Periaatteessa niillä saa laskun näyttämään erittelyt ja kuvaukset. Ongelmaksi muodostuu kuitenkin
välisummat. Tuolla mainitsemallasi tavalla tuon koontilaskutuksen voisi tehdä, mutta koontilaskutuksen tärkein ominaisuus taitaa kuitenkin olla välisummat.

Eli normaalisti kun saan esim. sähkötukuista koontilaskuja on jokainen tavaroiden hakukerta ja kohde merkittynä päälaskulle sekä alilaskujen summat yhteensä. Alilaskussa lukee tavarat ja niiden summat ja alilaskun lopussa on ko. alilaskun kokonaissumma yhteenlaskettuna.
Tämä helpottaa asiakasta siinä, että ei tarvitse alkaa poimimaan ja laskemaan yhdestä pötköstä minkä verran minkäkin kohteen tuotteet ja työt ovat kokonaisuutena.  Tästä syystä mietin edelleen tuota tarjoustoiminnetta niin, että voisi kerätä useita tarjouksia nippuun ja poimia ne päälaskulle. Tarjous kun periaatteessa näyttää jo valmiilta alilaskulta.

Tein tänään lisää testejä ja saisin tehtyä koontilaskun siten, että muokkaan tarjouspohjaa. Muutan tarjouspohjan nimen tarjouksesta koontilasku taikka jätän kokonaan tyhjäksi (jep modasin lang hakemiston offer_fi_FI.ini tiedostoa testinä). Samoin tarjouksen numeron ja erääntymispäivän. Silloin voin luoda jokaisesta alilaskusta omansa esim. As Oy Taloyhtiö 1, As Oy Taloyhtiö 2, jne.. Sitten varsinaiseen päälaskuun teen pelkät alilaskujen kuvaamisrivit As Oy Taloyhtiö 1 ja kyseisen "Tarjouksen" alilaskun loppusumman alveineen. Sama As Oy Taloyhtiö 2, jne. Näin tulee yksilöity päälasku ja alilaskut erillisinä "tarjouksina", jolloin tästä hässäkästä on kasassa koontilasku. Syntyy enää parista asiasta mietintää:

Nyt pohdin, että liitänkö nuo "tarjous" koontilaskut liitetiedostoina alkuperäiseen päälaskuun, jolloin kaikki tulee samassa paketissa tosin eri tiedostoina.
Arkistointi on ongelma, sillä niiden kohdentuminen juuri siihen tiettyyn päälaskuun on hankalaa.

Pystyisikö tuon kaiken jotenkin hoitamaan modatulla invoice_printer tiedostolla, jossa on napattu perus invoiceen tuo tarjousosuus mukaan?
Näin äkkiä en kyllä hokannut miten php:llä tuo onnistuisi. Syy miksi tätä pommitan tänne on lähinnä se, että eräs meille iso asiakas kertoi nyt lopettavansa yhteistyöt, jos emme saa tuota onnistumaan. Lupasin tietenkin heille, että hoidamme homman, kuten yrittäjät aina  ;)
Tuolla testaamallani häkkyrällä pärjään, mutta olisi ehkä kuitenkin mukavampi, jos saisin sen hieman jouhevammaksi.
« Last Edit: 02.09.19 - klo:13:18 by Dentz »

Dentz

  • Tulokas
  • *
  • Posts: 12
Re: Koontilasku
« Reply #9 on: 03.09.19 - klo:09:26 »
Terve vielä.

Pohdiskelin vieläkin tuota koontilaskua ja mietin, että minkälainen duuni olisi, jos varsinaiseen laskunäkymään voisi tehdä alasivuja / tabeja?
Eli voisi tehdä vaikka tabit lasku 1 tab lasku 2 tab lasku 3, jne. ja nämä vain lätkäistäisiin yhdeksi laskuksi / pdf:ksi tulostuksessa kukin omille sivuilleen.